Dans cet article, nous ne parlerons pas de live-tweet mais bien de faire vivre au mieux, au cœur de l’action, un événement à une communauté. Le Community Manager peut être, tel un Indiana Jones du web, appelé à quitter son bureau pour faire vivre un événement à sa communauté. Mais comme toute mission périlleuse, il faut se préparer, anticiper et déjouer les pièges qui peuvent se dresser sur la route.

Tout commence à l’annonce de l’événement.

La première question qui viendra est : quel est l’intérêt pour la marque de la présence d’un Community Manager sur place ? Prévenez votre communauté à l’avance, ils seront alors dans l’attente de vivre un moment spécial sur leurs réseaux sociaux préférés. Un peu comme si vous dévoiliez la bande annonce du film de votre prochaine aventure ! Pensez à prévenir vos fans à l’avance en faisant un peu de teasing afin d’aiguiser leur sens de la curiosité et leur donner envie de participer à cet événement.

Prévoyez une ligne éditoriale remaniée pour l’occasion. Les réseaux sociaux sont de plus en plus mobiles ou éphémères. Relayer un événement devient de plus en plus simple et ouvert à de nombreuses possibilités. Photos, vidéos, live, vidéos 360°… Pourtant la ligne la plus innovante n’est peut-être pas la plus sure. Une connexion défaillante et suivre un live devient désagréable. Une photo 360 degré avec vos concurrents dans le champ ne rendra pas le meilleur effet.

Comme Indiana, prévoyez toujours une solution de secours. Vidéos filmées dans les conditions du direct puis diffusées, photos de l’intérieur du stand plutôt que de l’extérieur…

Une fois toute la préparation terminée, il s’agit d’organiser le voyage qu’est l’événement. En effet il ne faut pas se perdre dans le dédale des allées, rester hypnotiser face à une animation ou se retrouver bloquer à un endroit quand on voudrait être à un autre. Pour cela une organisation sans faille est nécessaire. Ne comptez pas que sur l’organisation au millimètre de votre couverture de l’événement car comme dans tout spectacle, il y aura toujours un imprévu. Et ce n’est pas forcément une mauvaise chose. Il vous faudra juste toute être prêt à déployer vos techniques et vos outils afin de transformer cet imprévu en valeur ajoutée de votre prestation et améliorer ainsi l’expérience de votre communauté.

Pour cela vous disposez déjà de nombreux outils. CM seul ou en équipe, un agenda partagé et réparti entre les personnes vous permettra d’une part de ne rien rater mais aussi de toujours savoir où se trouve votre co-équipier. Un cloud partagé recensant le contenu dont vous disposez sur les sujets qui seront abordés lors de l’événement vous évitera de devoir aller fouiller votre site ou source de contenu pendant l’événement. Oui Indiana Jones travaille seul à l’écran, mais c’est sans compter sur l’équipe de scénaristes et techniciens qui l’aident (discrètement) à s’en sortir ! Enfin avant de partir, il vous faut le bon matériel. Un chapeau et un fouet, j’en suis désolé, ne seront que d’une utilité (très) limitée. Optez plutôt pour la fibre et le smartphone. Voir même 2 smartphones, avec une carte sim et un opérateur différent peut-être, une batterie supplémentaire (power bank), un câble de rechange…

Le smartphone, cet allié qui ne vous lâche pas des vacances, est votre meilleur atout. Mais pas le seul. Un ordinateur portable vous permettra de gagner en confort de travail lors de temps particuliers. Un transfert de vidéos sur Youtube, une programmation de messages, la création d’un album photos restent plus aisés sur ce terminal. Une vidéo à tourner ? Un trépied vous assurera la stabilité de votre caméra. Pour le montage vidéo, le confort de l’ordinateur reste incomparable. Votre équipement se fera en fonction de vos besoins de diffusion. Mais il doit aussi être un savant mélange d’utilité, de confort, sans être une contrainte de poids. Batteries externes, chargeurs ne doivent pas être oubliées. L’éternelle interrogation sur la durée de vie de votre smartphone loin d’une prise ne doit pas vous faire rater un moment majeur de l’événement.

Comme dans chaque aventure, il y a toujours des imprévus. Même s’ils n’apparaissent pas au générique, savez-vous combien de chapeaux, de fouets et autres armes Indiana Jones utilise dans un film ? Un téléphone qui met à jour l’appli de votre réseau social, une batterie qui surchauffe ou se décharge sans explication… Pensez à avoir du matériel de secours.   Vous voilà prêt à partir, ou presque. L’imprévu peut aussi vous amener sur une voix inattendue mais toute aussi intéressante. N’hésitez pas à sortir des sentiers battus pour montrer autre chose, des moments différents que seuls les visiteurs peuvent voir. Enfin n’oubliez pas les spécificités de chacune de vos communautés sur chacun des réseaux sociaux.

Vous voilà prêts ! Mettez votre plus beau chapeau (et lâchez ce fouet), lancez le générique, sortez du bureau et en route pour l’aventure !